مستندسازی پروژه ها

مستند سازی، تهیه مجموعه اسناد و مدارکی است که سیر تکوین و تحقق یک فعالیت از شروع تا خاتمه آن و چگونگی بهره برداری و نگهداری را، با تحلیل و ارزیابی مربوط، نشان می‌دهد.

اهمیت مستندسازی پروژه ها

در مدت اجرای پروژه، نامه ها، صورتجلسات، نقشه ها و فایل های مختلفی بین ارکان پروژه منتقل می شود و یا  رویدادها  و مشکلا‌ت فنی و حقوقی و اجرایی و مالی اتفاق می‌افتد و برای هریک راه‌حل‌ها و تدابیری اتخاذ می‌شود. چنانچه این موارد مستند شوند، کمک مؤثری به پرهیز از دوباره کاری و تجربه‌گرایی در اجرای طرح‌ها و پروژه‌ها می‌شود.

مهم‌ترین نقش‌هایی که می‌توان برای مستندسازی برشمرد، به شرح زیر است:

▪ حفظ منابع اطلا‌عاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه

منابع اطلا‌عاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند، چنانچه در هر مرحله مستند‌سازی شوند، از دوباره کاری جلوگیری می‌کنند و باعث تکمیل آمار و اطلا‌عات دوره بعد می‌شوند.

▪ تطابق هزینه‌های حقیقی با هزینه‌های برآوردی

عدم تطبیق هزینه‌های برآوردی با هزینه‌های واقعی یکی از مسایل مبتلا‌ به اجرای پروژه‌ها به شمار می‌آید. مستندسازی علل این امر می‌تواند منجر به اتخاذ تصمیمی صحیح برای سایر پروژه‌ها شود.

▪ جلوگیری از پراکندگی و تکرار فعالیت‌ها

مستند کردن موضوعات مطالعاتی در بسیاری از کارها می‌تواند از انجام دوباره مطالعات در کار‌های مشابه جلوگیری کند. برخی از موضوعاتی که در هر پروزه ای رخ می دهد، امکان دارد که در آینده و در پروژه یا طرحی مشابه رخ دهد. این اطلاعات در آن زمان بسیار با اهمیت خواهند بود.

▪ مشخص کردن سیاست‌های اجرایی و بهره‌برداری

در فعالیت‌های عمرانی وجود یک سیاست مشخص مانند روشن کردن راه کلی آن فعالیت، اهمیت زیادی دارد. مستندسازی این سیاست‌ها در مراحل مختلف می‌تواند مسیر فکری تصمیم گیری را در زمان اجرای طرح یا پروژه روشن سازد و تصمیم برای آینده را تسهیل کند.

▪ آشکار کردن نقص‌ها و نیاز‌های آماری و اطلا‌عاتی

همواره آمار و اطلا‌عات یکی از نیاز‌های اساسی هر پروژه و طرح به شمار می‌آید و اغلب کمبود آمار و اطلا‌عات موضوعی دست‌اندرکاران مطالعه و اجرای پروژه‌ها را با مشکل روبه‌رو کرده است. با مستند سازی نقص‌های اطلا‌عاتی و آماری و جمع بندی آنها در سیستم برنامه‌ریزی کشور می‌توان به صورت نهادینه این مشکل را حل کرد.

▪ توجه به دستورالعمل‌ها و ضوابط و آیین‌نامه ها

قانون برنامه و بودجه در مواد ۲۲ و۲۳ و آیین‌نامه استانداردهای اجرایی، تدوین ضوابط و دستورالعمل‌ها را مورد توجه قرارداده است. از سویی دیگر، مؤسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران نیز استاندارد‌های صنعتی را تهیه می‌کند. مستند کردن دامنه و کاربرد استانداردها در پروژه‌ها می‌تواند کمبود‌ها را در این زمینه با اقلیم منطبق سازد و نظام اجرایی کشور و توانایی‌های فنی آن را روشن کند.

▪ مستند کردن مشکلا‌ت و تنگناها

برنامه‌ریزی براساس آنچه کشور نیازمند آن است، یک امر اجتناب‌ناپذیر محسوب می‌شود و در این بخش مستند کردن مشکلا‌ت و تنگناها و راه‌حل‌های اتخاذ شده در برون رفت از آنها، از جایگاه خاصی برخوردار است.

▪ اهداف مستند سازی در نظام فنی و اجرایی کشور

هماهنگی کافی بین عوامل ذی‌نفع، توجـه به فعالیـت‌های طرح یا پروژه به صورت جـامع و مانع، اتمام طرح‌ها و پروژه‌های سرمایه‌گذاری در مدت معین و براساس اعتبار مصوب، استفاده مؤثر از نیروهای صلا‌حیت دار، تولید، جمع آوری، توزیع و مستندسازی اطلا‌عات و اسناد در زمان مقرر و به طور متناسب، جلوگیری از بروز ریسک‌های پیش بینی نشده و تأمین کالا‌ و خدمات موردنیاز طرح‌ها و پروژه‌های سرمایه گذاری از طریق فرآیند‌های لا‌زم در مدیریت پروژه از اهداف مستندسازی است.

مستند سازی یک پروژه باید به پرسش‌های زیر پاسخ دهد:

چه کسی؟ ، چرا ؟، چه موضوعی؟، چه وقت؟ و چطور؟ به طور کلی یک گزارش مستند شامل موارد زیر است:

اهداف، شرح کار، سازمان کار، اعتبارات، محدودیت‌ها و الزام‌ها.

مستند سازی در فعالیت‌ها و مراحل مختلف به شرح زیر است:

۱  مستند سازی مرحله پیدایش.

۲  مستند سازی مرحله توجیهی.

۳  مستند سازی مرحله طراحی پایه.

۴  مستند سازی مرحله طراحی تفصیلی.

۵  مستند سازی مرحله اجرا.

۶  مستند سازی مرحله بهره‌برداری.

▪ مستند سازی مرحله پیدایش

چگونگی پیدایش طرح و گردآوری اطلا‌عات و آمار و مشخصه‌های مربوط به خصوصیات کلی و کلا‌ن طرح.

این اطلا‌عات باید بتواند فاصله زمانی بین تفکر اولیه شروع طـــــرح و زمــــان شـــروع اقدام‌ها را برای تهیه موافقتنامه طرح در بر بگیرد.

در مستندسازی مرحله پیدایش و انتخاب طرح، حداقل موارد زیر باید لحاظ شود:

۱  اولویت طرح در قالب برنامه جامع.

۲  اولویت طرح در قالب برنامه پنجساله.

۳  تصمیم گیری‌های نهادهای سیاسی و اجتماعی.

۴  نیاز به اجرای طرح برای تکمیل سایر طرح‌ها.

▪ مستند سازی مرحله توجیهی

در این مرحله مستند سازی از زمان پایان مطالعات شناسایی شروع و با تصویب مرحله توجیهی پایان می‌پذیرد.

در این گزارش باید موارد زیر ثبت شود:

ـ ارزیابی و قضاوت مهندسی.

ـ نمودار سازمانی دستگاه اجرایی.

ـ نمودار سازمانی مشاور.

ـ فهرست نقشه‌ها و مدارک.

ـ برنامه زمانبندی.

ـ برنامه زمانبندی ادامه مطالعات.

ـ برنامه اعتباری مرحله اول.

ـ نحوه تأمین نیروی انسانی.

ـ تغییرات و علت آنها.

ـ ثبت مشکلا‌ت و محدودیت‌ها و چگونگی حل آنها.

ـاستاندارد‌ها و ضوابط.

ـ برآورد اولیه در مورد گزینه برتر.

ـ شرح خدمات.

ـ نظر‌های اصلا‌حی چگونگی اصلا‌ح گزارش‌ها و تصویب آنها.

▪ مستند سازی مرحله تفصیلی اجرایی

مستند سازی در این مرحله از زمان شروع مرحله دوم و تا تصویب آن و شروع مرحله مناقصه ادامه می‌یابد.

مستندات این مرحله مانند مرحله توجیهی است با این تفاوت که در این مرحله احتمال انجام مهندسی ارزش نیز وجود دارد که در این صورت مطالب زیر اضافه می‌شود:

ـ ثبت نحوه انجام مهندسی ارزش.

ـ ثبت تغییرات و صرفه‌جویی که بر اثر مهندسی ارزش حاصل شده است.

ـ مستند سازی عملیات اجرایی

ـ ثبت عوامل اجرا.

ـ برنامه زمانبندی روش اجرا.

ـ کنترل نحوه اجرا و نظام کنترل کیفی.

ـ کنترل کمی.

ـ کنترل مالی.

ـ کنترل موارد حقوقی.

ـ کنترل موارد تدارکاتی.

ـ کنترل انتقال دانش فنی.

ـ کنترل موارد حقوقی.

▪ مستندسازی راه‌اندازی و تحویل

مستند سازی این قسمت از زمان آزمایش‌ها و راه‌اندازی دستگاه‌ها و تجهیزات دایمی طرح شروع و با تحویل قطعی، پایان می‌پذیرد.

▪ مستندسازی ارزشیابی طرح

در این بخش از مستند سازی واحد تهیه کننده مستندات، طرح را مورد بازنگری قرار می‌دهد و نتایج و مغایرت‌های پس از اجرای کامل طرح را به تفکیک درج می‌کند و برای هر مورد در صورت امکان، پیشنهاد لا‌زم را ارایه می‌دهد.

گزارش این مرحله می‌تواند شامل فصول زیر باشد:

 تاریخچه پیدایش طرح.

 خصوصیات ابتدایی طرح.

 مطالعات و خدمات برای تهیه اطلا‌عات فنی پایه (مطالعات توجیهی.)

 مرحله طراحی پایه.

 مرحله طراحی تفصیلی (مرحله دوم.)

 برنامه‌ریزی اجرا و انجام مناقصه و انتخاب پیمانکاران و سازندگان.

 عملیات اجرایی.

 راه‌اندازی، تحویل و بهره برداری.

در این گزارش تمام نتیجه‌گیری‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها در خصوص موارد زیر انجام می‌گیرد:

 اهداف طرح.

 آثار کمی و کیفی.

 زمان‌های مطالعه و اجرا.

کیفیت خدمات مهندس مشاور.

انجام مناقصه.

 کیفیت خدمات پیمانکاران و سازندگان.

 روند راه‌اندازی و تحویل.

نتیجه

بررسی عوامل، زمینه‌های پیدایش ، اجرا ، بهره‌برداری، آثار و نتایج حاصل از سرمایه گذاری یک پروژه یا طرح، می‌تواند دست یافتن به هدف‌های اقتصادی اجتماعی را آسان کند.

مستندسازی یک پروژه یا یک طرح ضمن روشن کردن مسایلی همچون علل تأخیر برنامه زمانی تعهد شده، علل افزایش هزینه‌های اجرا، جلوگیری از دو باره کاری‌ها و استفاده صحیح از کارشناسان، می‌تواند موجب اصلا‌حاتی در پروژه ها گردد.