نوشته‌ها

مستندسازی پروژه ها
Rate this post

مستند سازی، تهیه مجموعه اسناد و مدارکی است که سیر تکوین و تحقق یک فعالیت از شروع تا خاتمه آن و چگونگی بهره برداری و نگهداری را، با تحلیل و ارزیابی مربوط، نشان می‌دهد.

اهمیت مستندسازی پروژه ها

در مدت اجرای پروژه، نامه ها، صورتجلسات، نقشه ها و فایل های مختلفی بین ارکان پروژه منتقل می شود و یا  رویدادها  و مشکلا‌ت فنی و حقوقی و اجرایی و مالی اتفاق می‌افتد و برای هریک راه‌حل‌ها و تدابیری اتخاذ می‌شود. چنانچه این موارد مستند شوند، کمک مؤثری به پرهیز از دوباره کاری و تجربه‌گرایی در اجرای طرح‌ها و پروژه‌ها می‌شود.

مهم‌ترین نقش‌هایی که می‌توان برای مستندسازی برشمرد، به شرح زیر است:

حفظ منابع اطلا‌عاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه

منابع اطلا‌عاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند، چنانچه در هر مرحله مستند‌سازی شوند، از دوباره کاری جلوگیری می‌کنند و باعث تکمیل آمار و اطلا‌عات دوره بعد می‌شوند.

تطابق هزینه‌های حقیقی با هزینه‌های برآوردی

عدم تطبیق هزینه‌های برآوردی با هزینه‌های واقعی یکی از مسایل مبتلا‌ به اجرای پروژه‌ها به شمار می‌آید. مستندسازی علل این امر می‌تواند منجر به اتخاذ تصمیمی صحیح برای سایر پروژه‌ها شود.

جلوگیری از پراکندگی و تکرار فعالیت‌ها

مستند کردن موضوعات مطالعاتی در بسیاری از کارها می‌تواند از انجام دوباره مطالعات در کار‌های مشابه جلوگیری کند. برخی از موضوعاتی که در هر پروزه ای رخ می دهد، امکان دارد که در آینده و در پروژه یا طرحی مشابه رخ دهد. این اطلاعات در آن زمان بسیار با اهمیت خواهند بود.

مشخص کردن سیاست‌های اجرایی و بهره‌برداری

در فعالیت‌های عمرانی وجود یک سیاست مشخص مانند روشن کردن راه کلی آن فعالیت، اهمیت زیادی دارد. مستندسازی این سیاست‌ها در مراحل مختلف می‌تواند مسیر فکری تصمیم گیری را در زمان اجرای طرح یا پروژه روشن سازد و تصمیم برای آینده را تسهیل کند.

آشکار کردن نقص‌ها و نیاز‌های آماری و اطلا‌عاتی

همواره آمار و اطلا‌عات یکی از نیاز‌های اساسی هر پروژه و طرح به شمار می‌آید و اغلب کمبود آمار و اطلا‌عات موضوعی دست‌اندرکاران مطالعه و اجرای پروژه‌ها را با مشکل روبه‌رو کرده است. با مستند سازی نقص‌های اطلا‌عاتی و آماری و جمع بندی آنها در سیستم برنامه‌ریزی کشور می‌توان به صورت نهادینه این مشکل را حل کرد.

توجه به دستورالعمل‌ها و ضوابط و آیین‌نامه ها

قانون برنامه و بودجه در مواد ۲۲ و۲۳ و آیین‌نامه استانداردهای اجرایی، تدوین ضوابط و دستورالعمل‌ها را مورد توجه قرارداده است. از سویی دیگر، مؤسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران نیز استاندارد‌های صنعتی را تهیه می‌کند. مستند کردن دامنه و کاربرد استانداردها در پروژه‌ها می‌تواند کمبود‌ها را در این زمینه با اقلیم منطبق سازد و نظام اجرایی کشور و توانایی‌های فنی آن را روشن کند.

مستند کردن مشکلا‌ت و تنگناها

برنامه‌ریزی براساس آنچه کشور نیازمند آن است، یک امر اجتناب‌ناپذیر محسوب می‌شود و در این بخش مستند کردن مشکلا‌ت و تنگناها و راه‌حل‌های اتخاذ شده در برون رفت از آنها، از جایگاه خاصی برخوردار است.

اهداف مستند سازی در نظام فنی و اجرایی کشور

هماهنگی کافی بین عوامل ذی‌نفع، توجـه به فعالیـت‌های طرح یا پروژه به صورت جـامع و مانع، اتمام طرح‌ها و پروژه‌های سرمایه‌گذاری در مدت معین و براساس اعتبار مصوب، استفاده مؤثر از نیروهای صلا‌حیت دار، تولید، جمع آوری، توزیع و مستندسازی اطلا‌عات و اسناد در زمان مقرر و به طور متناسب، جلوگیری از بروز ریسک‌های پیش بینی نشده و تأمین کالا‌ و خدمات موردنیاز طرح‌ها و پروژه‌های سرمایه گذاری از طریق فرآیند‌های لا‌زم در مدیریت پروژه از اهداف مستندسازی است.

مستند سازی یک پروژه باید به پرسش‌های زیر پاسخ دهد:

چه کسی؟ ، چرا ؟، چه موضوعی؟، چه وقت؟ و چطور؟ به طور کلی یک گزارش مستند شامل موارد زیر است:

اهداف، شرح کار، سازمان کار، اعتبارات، محدودیت‌ها و الزام‌ها.

مستند سازی در فعالیت‌ها و مراحل مختلف به شرح زیر است:

۱  مستند سازی مرحله پیدایش.

۲  مستند سازی مرحله توجیهی.

۳  مستند سازی مرحله طراحی پایه.

۴  مستند سازی مرحله طراحی تفصیلی.

۵  مستند سازی مرحله اجرا.

۶  مستند سازی مرحله بهره‌برداری.

مستند سازی مرحله پیدایش

چگونگی پیدایش طرح و گردآوری اطلا‌عات و آمار و مشخصه‌های مربوط به خصوصیات کلی و کلا‌ن طرح.

این اطلا‌عات باید بتواند فاصله زمانی بین تفکر اولیه شروع طـــــرح و زمــــان شـــروع اقدام‌ها را برای تهیه موافقتنامه طرح در بر بگیرد.

در مستندسازی مرحله پیدایش و انتخاب طرح، حداقل موارد زیر باید لحاظ شود:

۱  اولویت طرح در قالب برنامه جامع.

۲  اولویت طرح در قالب برنامه پنجساله.

۳  تصمیم گیری‌های نهادهای سیاسی و اجتماعی.

۴  نیاز به اجرای طرح برای تکمیل سایر طرح‌ها.

مستند سازی مرحله توجیهی

در این مرحله مستند سازی از زمان پایان مطالعات شناسایی شروع و با تصویب مرحله توجیهی پایان می‌پذیرد.

در این گزارش باید موارد زیر ثبت شود:

ـ ارزیابی و قضاوت مهندسی.

ـ نمودار سازمانی دستگاه اجرایی.

ـ نمودار سازمانی مشاور.

ـ فهرست نقشه‌ها و مدارک.

ـ برنامه زمانبندی.

ـ برنامه زمانبندی ادامه مطالعات.

ـ برنامه اعتباری مرحله اول.

ـ نحوه تأمین نیروی انسانی.

ـ تغییرات و علت آنها.

ـ ثبت مشکلا‌ت و محدودیت‌ها و چگونگی حل آنها.

ـاستاندارد‌ها و ضوابط.

ـ برآورد اولیه در مورد گزینه برتر.

ـ شرح خدمات.

ـ نظر‌های اصلا‌حی چگونگی اصلا‌ح گزارش‌ها و تصویب آنها.

مستند سازی مرحله تفصیلی اجرایی

مستند سازی در این مرحله از زمان شروع مرحله دوم و تا تصویب آن و شروع مرحله مناقصه ادامه می‌یابد.

مستندات این مرحله مانند مرحله توجیهی است با این تفاوت که در این مرحله احتمال انجام مهندسی ارزش نیز وجود دارد که در این صورت مطالب زیر اضافه می‌شود:

ـ ثبت نحوه انجام مهندسی ارزش.

ـ ثبت تغییرات و صرفه‌جویی که بر اثر مهندسی ارزش حاصل شده است.

ـ مستند سازی عملیات اجرایی

ـ ثبت عوامل اجرا.

ـ برنامه زمانبندی روش اجرا.

ـ کنترل نحوه اجرا و نظام کنترل کیفی.

ـ کنترل کمی.

ـ کنترل مالی.

ـ کنترل موارد حقوقی.

ـ کنترل موارد تدارکاتی.

ـ کنترل انتقال دانش فنی.

ـ کنترل موارد حقوقی.

مستندسازی راه‌اندازی و تحویل

مستند سازی این قسمت از زمان آزمایش‌ها و راه‌اندازی دستگاه‌ها و تجهیزات دایمی طرح شروع و با تحویل قطعی، پایان می‌پذیرد.

مستندسازی ارزشیابی طرح

در این بخش از مستند سازی واحد تهیه کننده مستندات، طرح را مورد بازنگری قرار می‌دهد و نتایج و مغایرت‌های پس از اجرای کامل طرح را به تفکیک درج می‌کند و برای هر مورد در صورت امکان، پیشنهاد لا‌زم را ارایه می‌دهد.

گزارش این مرحله می‌تواند شامل فصول زیر باشد:

 تاریخچه پیدایش طرح.

 خصوصیات ابتدایی طرح.

 مطالعات و خدمات برای تهیه اطلا‌عات فنی پایه (مطالعات توجیهی.)

 مرحله طراحی پایه.

 مرحله طراحی تفصیلی (مرحله دوم.)

 برنامه‌ریزی اجرا و انجام مناقصه و انتخاب پیمانکاران و سازندگان.

 عملیات اجرایی.

 راه‌اندازی، تحویل و بهره برداری.

در این گزارش تمام نتیجه‌گیری‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها در خصوص موارد زیر انجام می‌گیرد:

 اهداف طرح.

 آثار کمی و کیفی.

 زمان‌های مطالعه و اجرا.

کیفیت خدمات مهندس مشاور.

انجام مناقصه.

 کیفیت خدمات پیمانکاران و سازندگان.

 روند راه‌اندازی و تحویل.

نتیجه

بررسی عوامل، زمینه‌های پیدایش ، اجرا ، بهره‌برداری، آثار و نتایج حاصل از سرمایه گذاری یک پروژه یا طرح، می‌تواند دست یافتن به هدف‌های اقتصادی اجتماعی را آسان کند.

مستندسازی یک پروژه یا یک طرح ضمن روشن کردن مسایلی همچون علل تأخیر برنامه زمانی تعهد شده، علل افزایش هزینه‌های اجرا، جلوگیری از دو باره کاری‌ها و استفاده صحیح از کارشناسان، می‌تواند موجب اصلا‌حاتی در پروژه ها گردد.

گزارش کارگاهی
گزارش های کارگاهی
۵ (۱۰۰%) ۱ vote[s]


 گزارش کارگاهی، مهمترین خروجی هر بخش در کارگاه های ساختمانی می باشد که انواع مختلفی دارد. شما در هر مسئولیتی که باشید، از پیمانکار گرفته تا کارفرما، باید نتایج کارهای خود و همچنین پروژه را بصورت گزارش ارئه دهید. این گزارش ها، علاوه بر آنکه مدیران سطوح بالا را از کم و کیف پروژه باخبر می سازد، در سوابق کارگاه نیز ثبت شده تا در آینده به آن ها رجوع شود.

اهمیت این گزارش ها به حدی است که می تواند در تهیه لایحه تاخیرات به کمک پیمانکار و یا برعکس، دستگاه نظارت بیاید. لذا توجه به محتوا و اطلاعات وارده در هر گزارش باید در دستور کار مدیریت پروژه قرار بگیرد.

بسته به نوع  و اهمیت پروژه ، گزارش کارگاهی را می توان به انواع مختلفی دسته بندی کرد. درهر کدام از این دسته ها، اهمیت و دقت نظر خاصی در نحوه تهیه آن باید درنظر گرفت. برای پروژه های عمرانی، تقسیم بندی گزارش ها را می توان به شرح زیر بیان کرد:

گزارش روزانه

گزارش های روزانه، قدیمی ترین و شاید اصلی ترین گزارش هر پروژه عمرانی به شمار می رود. این گزارش ها خلاصه ای از فعالیت های اجرا شده در آن روز، تعداد نفرات کارگاهی (به تفکیک اجرایی و ستادی)، ماشین آلات و هرآنچه که اطلاعات آن روز محسوب می شود را درخود جای می دهد.

معمولا گزارش روزانه توسط پیمانکار تهیه شده، سپس توسط دستگاه نظارت مورد بازبینی قرار گرفته و اصلاح می گردد. نسخه های اصلاح شده (اصطلاحا قرمز شده) در بایگانی پیمانکار، نظارت و کارفرما قرار گرفته تا در آینده مورد استفاده قرار بگیرد.

تهیه گزارش های روزانه به تازگی توسط تیم کنترل پروژه مستقر در کارگاه صورت می گیرد. این گزارش ها توسط هر واحدی که تهیه شود، حتما باید براساس گزارش های مهندسین و تکنسین های اجرایی  صورت پذیرد و هیچ موردی از قلم نیافتد. از آنجا که مهندسین اجرایی بطور دائم در کارگاه  حضور داشته و موارد را مستقیما پیگیری می کنند، تمامی اطلاعات مورد نیاز گزارش باید براساس مشاهدات آن ها صورت پذیرد.

گزارش هفتگی

اساس گزارش های هفتگی، بیشتر مدیریتی و خلاصه ای از فعالیت های صورت گرفته در یک هفته است. در این گزارش ها، درصدهای پیشرفت و نمودارهای وابسته به آن بر اساس برنامه زمان بندی مصوب پروژه، دلایل تاخیرات، جلسات برگزار شده و … ثبت می شود.

گزارش هفتگی می تواند هم توسط پیمانکار تهیه شود و هم توسط دستگاه نظارت یا مشاور. ماهیت این گزارش ها یکی است ولی از دیدگاه دستگاه مربوطه. یعنی دلایل تاخیرات و یا مشکلات کارگاهی از نظر پیمانکار یک چیز است و از نظر مشاور چیز دیگر. لذا معمولا در پروژه ها، تیم های کنترل پروژه هر دستگاه، گزارش هفتگی مخصوص به خود را ارائه می دهند.

واحد کنترل پروژه، مسئول تهیه گزارش های هفتگی است. باتوجه به گزارش های روزانه ارائه شده، برنامه زمان بندی به روز شده و تحلیل های خودش، این گزارش تهیه می گردد.

گزارش ماهیانه

گزارش های ماهیانه مانند هفتگی، ولی جامع تر است. در این نوع گزارش ها، علاوه بر آنچه که در گزارش های هفتگی آورده شده، مطالب مهمی همچون عنوان مکاتبات صورت گرفته، جدول SWOT ، چشم انداز آینده و … نیز گنجانده می شود.

گزارش فصلی، سالیانه و …

به ندرت پیش می آید که کارگاهی بخواهد گزارش سه ماهه یا سالیانه ارائه کند. درصورت نیاز، فرمت گزارش ماهیانه با کمی ویرایش، می تواند مناسب باشد.

گزارش مدیریتی

فرمت گزارش های مدیریتی بسته به نوع پروژه و خواسته های کارفرما (یا مدیران مخاطب) متفاوت می باشد. اما در هر صورت، در این نوع گزارش ها نیازی به درج احجام کارکرد و مقادیر نیست. گزارش های مدیریتی، روند اجرای کار را تا آن لحظه می خواهند تا در جریان کار بصورت کلی قرار بگیرند.

گزارش های مدیریتی حتی می تواند در یک صفحه خلاصه شود. کل اطلاعات لازم را در یک صفحه و با خلاقیت خودتان قرار دهید تا مدیران (که معمولا وقت مطالعه گزارش های طولانی را ندارند) در کل جریان پروژه قرار بگیرند.

گزارش فنی

گزارش های فنی محصول واحدهای فنی می باشد. هر واحدی در پروژه اعم از سازه، معماری، تاسیسات و … باید گزارش های فنی خود را در ارتباط با طراحی، نقشه ها، اجرا و موارد زیربنایی ارائه دهند. این گزارش ها فرمت خاصی ندارد و باید هر زمان که لازم بود، نسبت به تهیه آن ها اقدام نمود.

برخی از این گزارش ها، پایه تهیه فاز صفر و یا جدول فیزیکی پروژه خواهند شد و از این رو از اهمیت زیادی برخوردار می شوند. مبنای طراحی و یا تغییر نقشه، این گزارش های اولیه خواهند بود. اما در ادامه کار و امکان تغییرات نقشه (که در ایران زیاد اتفاق می افتد)، گزارش ها باید به روز رسانی شوند.

گزارش ایمنی

واحد HSE یکی از بخش هایی است که در این چند سال اخیر به دیسیپلین های کارگاهی افزوده شده است. اهمیت ایمنی کارگاه ها ، این واحد را مجبور کرده که با داشتن چک لیست های خود و توجه به نکات ایمنی کارگاه، کنترل های زیادی بر روی افراد، ماشین آلات وتجهیزات پروژه داشته باشند. همچنین آموزش هایی در آغاز به کار کارگران و یا در طول پروژه داشته باشند.

باتوجه به حجم کاری این واحد، معمولا گزارش های هفتگی و ماهیانه ایمنی توسط HSE پیمانکار تهیه می شود. در این نوع گزارش ها، اقدامات انجام شده این واحد، آموزش های داده شده به افراد، بازدیدهای واحد از ماشین آلات و تجهیزات، آمار حوادث و … درج می شود.

در این مطلب، سعی شد مهمترین گزارش های موجود در یک پروژه عمرانی بصورت تیتروار ذکر شود. اگر شما گزارش مهم دیگری می شناسید که در اینجا آورده نشده است در دیدگاه بنویسید.

سایت کنترل پروژه
۵ (۱۰۰%) ۱ vote[s]

این سایت برای مدیریت پروژه های عمرانی طراحی شده است و قرار است مطالب، فرم ها، گزارش ها و دیگر موارد مورد نیاز مدیران پروژه و خصوصا واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه را تامین نماید.

 سایت “کنترل پروژه”به منظور استفاده مهندس هایی است که به عنوان مدیر پروژه یا کنترل پروژه در کارگاه ها و پروژه های عمرانی مشغول به فعالیت می باشند. مطالب و نکات مطرح شده در این سایت کاملا بومی سازی شده و کارگاهی خواهد بود. به عبارتی، تمامی مطالب و پکیج های ارائه شده جهت اجرا و کاربردی است که در پروژه های عمرانی کشور مورد استفاده قرار می گیرد.

 معمولا واحد کنترل پروژه در شرکت ها یا کارگاه های ساختمانی، یا فارغ التحصیلان رشته صنایع هستند و یا عمران. لذا فرض بر این خواهد بود که اصول پایه و اولیه برای ورود به این فیلد کاری را می دانید.

تیم سایت، علاوه بر درج مطالب و تهیه محصولات موردنیاز پروژه، صفحه لینکدین خود را نیز که عموما اینفوگرافیک بوده و در سایت قرار نمیگیرد را درج می کند. لذا مراجعه به صفحه لینکدین سایت نیز خالی از لطف نخواهد بود و مطمئنا نکات دیگری در آنجا گوشزد خواهد شد.