مدیریت زمان

مدیر پروژه های جدید قبل از شروع مدیریت اولین پروژه خود ، می دانند كه وظایف مختلفی برای اجرای آن دارند و همچنین تعداد زیادی از افراد در پروژه خود دارند که می توانند با اتكا به آنها ، این كار را انجام دهند. آنها همچنین می دانند که زمان ، با ارزش ترین کالایی است که در اختیار دارند.

 از همان ابتدا ، به مدیران پروژه آموخته می شود كه چگونگی مدیریت زمان ، برای موفقیت آنها حیاتی است. انتخاب چیزهایی که باید از ابتدا روی آن متمرکز شویم ، کجا باید تلاش خود را متمرکز کنیم و چه چیزی را به تعویق بیندازیم یا به دیگران واگذار کنیم. این ها مواردی است که نه تنها برای مدیر پروژه بلکه برای پروژه بسیار حیاتی است.

یک الگوی رایج که به مدیران پروژه آموزش داده می شود ، ماتریس آیزنهاور است. این الگو، یک ماتریس دو به دو است که وظایف را به “فوری / کمتر ضروری” و “مهم / اهمیت کمتر” تقسیم می کند. این یک روش خوب برای کمک به شناسایی موارد ضروری و مهم و اولویت بندی بقیه است.

اما بگذارید با واقعیت تلخی که مدیران پروژه از زمان آغاز پروژه ها با آن سر و کار دارند روبرو شویم: بعضی اوقات مدیر پروژه وقت کافی برای انجام همه کارها ندارد. پس در این مواقع بیاد چه کاری کرد؟

پاسخ به این سؤال می تواند تفاوت موفقیت و عدم موفقیت مدیران پروژه باشد. ماتریس آیزنهاور یک الگوی مناسب است و پیشنهاد می کنم که هر مدیر پروژه ای برای اختصاص وظایف خود در یکی از این چهار ربع کار کند.

ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان

با این حال ، این ماتریس نواقصی نیز برای مدیران پروژه دارد. این موارد عبارتند از:

– کارهای مهم و غیر فوری تمایل دارند که برنامه مشخصی برای آنها در نظر گرفته شوند، بنابراین انعطاف پذیری برای برنامه ریزی کار برای جلوگیری از تعویق ، واقعاً مناسب نیست .

– وظایف فوری غیر مهم همواره قابل تفویض نمی باشد. تیم های پروژه بر روی منابع محدود فعالیت می کنند ، و در حالی که تفویض ابزاری مهم برای مدیر پروژه به شمار می رود، اما محدودیتی در مورد آنچه می توان بدون تأثیرگذاری در پروژه به آنها واگذار شود وجود دارد. باید این موضوع را نیز در خاطر داشت که با واگذاری یکسری از اختیارات، عملا تجربه مدیر پروژه در این خصوص وجود نداشته و می تواند در آینده بر روی رشد توانایی های او تاثیر بگذارد.

– کارهای غیر مهم و غیر فوری نمی توانند نادیده گرفته یا حذف شوند. شما به عنوان مدیر پروژه مسئولیت هایی دارید که باید در مورد فرآیند ، نظارت ، گزارش دهی و غیره برآورده شود. اگرچه ممکن است این نوع فعالیت ها به نظر ارزشمند نرسند، اما هنوز هم باید انجام شوند. علاوه بر این ، ممکن است دیدگاه شما نسبت به غیر مهم و غیر فوری توسط مدیریت شما مشترک نباشد!

در نتیجه ، توصیه این است که مقولات ماتریس آیزنهاور را کمی متفاوت انجام دهید. کار فوری و مهم همیشه باید اولین مواردی باشد که توجه شما را به خود جلب می کند ، اما شما باید برای تنظیم تعریف خود از آن موارد بر اساس آنچه در پروژه شما اتفاق می افتد آماده باشید. اگر یک مسئله اصلی مطرح شود ، ممکن است مورد اولویت شماره یک شما چیزی باشد که دیروز وجود نداشت.

برای کار مهم اما غیر فوری ، توصیه می کنم هر روز یا هفته مقداری از وقت خود را برای انجام کارها مشخص کنید. در مورد تخصیص زمان انجام این کارها واقع بینانه باشید و زمان کافی برای تکمیل آن ها اختصاص دهید. به یاد داشته باشید که همه آنها وظایف هفتگی یا روزانه نخواهند بود ، بنابراین باید آن انعطاف پذیری را در اختصاص زمان خود ایجاد کنید.

برای کارهایی که ضروری هستند اما مهم نیستند ، کارها کمی دشوارتر می شوند. نمایندگی هنوز ابزاری است که شما می توانید برای زیر مجموعه این موارد استفاده کنید ، و این نمایندگی باید مورد بررسی قرار بگیرد که آیا توانایی و مهارت انجام این نوع فعالیت را دارد که شما کار را به آن ها تفویض می کنید یا خیر. برای سایر موارد این دسته ، سعی کنید آنها را در هر زمان باقیمانده از کارهای غیرضروری مهم انجام دهید،  یا آنها را به تاخیر بیاندازید. در صورت تأخیر ، حتماً به ذینفعان تحت تأثیر اطلاع دهید که نتوانسته اید کار را طبق برنامه ریزی انجام دهید و تأیید آنها را برای این تعویق بخواهید. کاری که شما نباید انجام دهید این است که کار را به طبقه کم اهمیت / کم فوریت منتقل کنید ، کار تغییر نکرده است زیرا شما فرصتی برای انجام این کار ندارید.

فعالیت هایی که در ربع نهایی نیازهای غیرفوری و غیر مهم قرار گرفته اند باید بر اساس “بهترین تلاش” مورد بررسی قرار گیرند. نیازی نیست وقتتان را هر هفته به این موارد اختصاص دهید زیرا نمی توانید آن ها را انجام دهید و با این کار فقط خودتان را ناامید می کنید. سعی کنید از میان چندین آیتم موجود، یکی را در هر ماه هدف خودتان قرار دهید ، گرچه در واقعیت، بسیاری از این موارد پس از اتمام تحویل بخشی از فعالیتهای پروژه “پاکسازی” خواهند شد و دیگر وجود نخواهد داشت. البته به این نتیجه خواهید رسید که تنها مواردی که می توانید در این گروه طبقه بندی کنید ، آن دسته از کارهایی هستند که می توانند در آن برنامه تکمیل شوند .

در نهایت

برای بسیاری از مدیران پروژه ، مدیریت زمان از تمرکز بسیار کوتاه مدت برخوردار است ( فعالیت بعدی چیست و یا امروز یا این هفته چه کاری انجام خواهند داد). طبقه بندی همه کارهایی را که باید انجام دهید و بررسی آن دسته بندی به طور منظم ، بسیار موثر است. این ساختار به شما کمک می کند تا بتوانید زمان خود را مدیریت کنید.

ماتریس آیزنهاور ساختار بسیار خوبی را برای این طبقه بندی ارائه می دهد . مواقعی وجود خواهد داشت که نمی توانید تمام کارهای خود را انجام دهید. اشکالی ندارد ، زیرا بعداً در این پروژه مقداری از آن زمان را پس خواهید گرفت و قادر خواهید بود تا جایگزین نمایید، تا وقتی که کار خود را به درستی اولویت بندی کنید.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید