جلسه آغاز پروژه
Rate this post

 اولین جلسه با ذینفعان پروژه در کارگاه را جلسه آغاز پروژه یا kick off meeting می نامند. در این جلسه عناصر اساسی پروژه و دیگر فعالیت‌های برنامه‌ریزی پروژه مورد بحث قرار می‌گیرند. این درحالی است که پروژه رسما آغاز شده باشد.

در جلسه کیک‌آف، اعضای تیم پروژه و کارفرما به یکدیگر معرفی می‌شوند و فرصتی برای بحث بر سر نقش‌های هر یک از اعضای تیم فراهم می‌شود. ممکن است حتی اعضایی از ذینفعان در این پروژه حاضر شوند که در حین پروژه یکبار هم ملاقات نشوند.

بسیار مهم است که همه افراد حاضر در جلسه، اهداف پروژه را به خوبی بشناسند و در جهت تحقق آن تمامی تلاش خود را بکنند.

چه کسانی در جلسه آغاز پروژه شرکت می کنند

کارفرما

مدیر پروژه

ذینفعان پروژه

حامیان و سرمایه گذاران پروژه

تمامی مدیران و بالاترین مقام های مسئول شرکت های درگیر پروژه که در تمامی طول مدت پروژه، ایفای نقش خواهند کرد بایستی در این جلسه شرکت کنند.

چه مواردی در جلسه آغاز پروژه مطرح می گردد

 از آنجا که این جلسه، اولین جلسه کارگاهی پروژه خواهد بود، ضمن آشنایی عوامل کلیدی با هم، لازم است که بطور خلاصه، شرح وقایعی که در آینده لازم است که برای پروژه رخ دهد بطور خلاصه بیان گردد. از جمله :

معرفی سرمایه گذار یا کارفرما و مدیر پروژه بصورت رسمی

معرفی ذینفعان کلیدی و نقش آن ها در پروژه

مرور محدوده، تعاریف و اهداف پروژه

قوانین ارتباطی برای پروژه

مرور برنامه زمانبندی بصورت تفصیلی

مرور اقلام قابل تحویل

مرور مشکلات پیش رو

تشریح گام های بعدی

عناصر اساسی دیگر در پروژه که به کارفرما مربوط می‌شوند همانند زمان‌بندی پروژه، گزارش وضعیت و مانند آن نیز می‌توانند مورد بحث قرار گیرند.

فرمت اصلی یک کیک‌آف میتینگ شامل نقش و میزان مشارکت سرمایه‌گذاران نیز می‌شود. همچنین ریسک‌ها و موضوعات مربوط به آن، مخصوصا آن‌هایی که می‌توانند بر روی زمان‌بندی پروژه تاثیر بگذارند .

جلسه آغاز پروژه چگونه برگزار می شود


برای آن که جلسه آغاز پروژه به اهداف خودش دست پیدا کند، بهتر است شرایط برگزاری آن نیز به خوبی اجرا شود. برای همین، موارد زیر باید مدنظر قرار گیرد:

  1. برگزاری پیش جلسه

برگزاری جلسات داخلی، قبل از آن که جلسه اصلی برگزار شود، کمک می کند تا تیم پروژه هماهنگی های لازم را کسب کرده و بداند که از جلسه اصلی چه می خواهد.

در جلسه داخلی پیش ، مواردی که قرار است در جلسه اصلی بیان شود به دقت مورد ارزیابی قرار می گیرد تا از وقت جلسه اصلی بهترین استفاده را بکندد.


۲٫ تنظیم دستور جلسه
یکی از مهمترین بخشهای این جلسه، تنظیم دستور جلسه می باشد. آن چه که در پیش جلسه مورد توافق قرار گرفته و روی آن ها کار شده، به عنوان دستور جلسه مکتوب شده و قبل از برگزاری برای تمامی مدعوین ارسال می شود.

در این بخش باید مشخص کنیم که اهداف این جلسه چیست. به این ترتیب مدعوین جلسه نیز از قبل خود را برای آن آماده می کنند.

۳٫ تشریح جلسه
به عنوان مدیر پروژه، شما می بایست این جلسه را اجرا نمایید.در ابتدا خودتان را معرفی کنید و دستور جلسه را بخوانید و به حاضرین بگویید که قرار است که چه موضوعاتی در این جلسه بیان گردد. شما باید منشور پروژه و محتوی آن را مانند اهداف پروژه، سطح کلان فرضیات و محدودیتهای پروژه، تشریح کنید و به آنها بگویید که این اولین  جلسه رسمی پروژه می باشد و نیاز است که با کمک شما مستند برنامه مدیریت پروژه در آینده تهیه گردد.

سعی کنید تمام انتظارات را بیان نمایید. برای مثال اعلام کنید که مدت زمان برآوردی پروژه چقدر است و چقدر نیاز به کار بر روی پروژه دارید، سیستم و پروتکل ارتباطی در پروژه چگونه است و چگونه و با چه روشی افراد می بایست با یکدیگر تعامل داشته باشند و گزارش ها در چه زمانی و چگونه به دست آنها خواهد رسید.


۴٫ پرسش و پاسخ
در انتهای جلسه، بخش پرسش و پاسخ را اجرا نمایید. در این بخش، شرکت کنندگان می توانند سوالات خود را در مورد پروژه بپرسند. شما می بایست از همه شرکت کنندگان تشکر کنید و از آنها بخواهید که به راحتی سوالاتشان را بپرسند و به آنها اعلام کنید که هدف از این بخش چیزی جز کمک به رفع ابهامات شما نیست.

۵٫تهیه صورتجلسه

در هنگام برگزاری جلسه، یک نفر باید مسئول یادداشت نمودن موضوعات مطرح شده که مورد توافق طرفین قرار گرفته است شود. تمامی موارد مطروحه در جلسه باید قید گردد و درصورتی که کاری باید انجام شود، مهلت زمانی آن نیز ثبت شود.

در انتها، صورتجلسه باید توسط مدیران و نمایندگان اصلی امضا شود تا به عنوان یک سند مهم، بایگانی شود. پس از جلسه، رونوشت این صورتجلسه برای تمامی اعضای حاضر در جلسه و یا شرکت ها و سازمان های آن ها ارسال می گردد.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید