Rate this post

  جمع آوری الزامات برای یک پروژه بخش مهمی به شمار می رود. در واقع، جمع آوری فرایند الزامات ، کمک می کند تا تعریف مناسبی از دامنه پروژه داشته باشیم.

 مجموعه ای از ابزارها و تکنیک ها برای جمع آوری نیازهای پروژه وجود دارد. نیازها و الزامات ذینفعان پروژه اغلب تغییر می کند. بنابراین، یکی از مسئولیت های مدیر پروژه ، اطمینان از جمع آوری تمامی الزامات می باشد. او در حالی که نیازهای مورد نیاز را جمع آوری می کند، بسیار سریع است.

برای انجام این کار، مدیر پروژه باید از ابزارهای جمع آوری مورد نیاز در طول عمر پروژه استفاده کند. مدیر باید اطمینان حاصل کند که هیچ یک از موارد جا نمانده است چرا که در پایان، این مدیر است که مسئول موفقیت یک پروژه خواهد بود. بدین منظور، سوالات زیر را از خودتان بپرسید :

– چند پروژه را به علت مسایل موردنیاز نتوانسته اید با موفقیت پشت سر بگذارید؟

– آیا با چالش هایی در جمع آوری الزامات پروژه مواجه شده اید؟

– چقدر شما قادر بودید تمام نیازهای ذینفعان پروژه را به پروژه های درحال تحویل خودتان دخالت دهید؟

– آیا همیشه از تکنیک جمع آوری مورد علاقه خودتان به جای وضعیت موجود، استفاده می کنید؟

در این مطلب، شما روش های جمع آوری اطلاعات را فرا می گیرید و قادر خواهید بود در زمان مناسب ابزار مناسب را انتخاب کنید.

فرآیند جمع آوری الزامات مدیریت پروژه:

الزامات پروژه:

ابتدا الزامات را در یک پروژه تعریف کنیم. الزامات درواقع انتظارات ذینفعان از خروجی پروژه است. همانطور که در تعریف توسط PMI آورده شده است :

“جمع آوری الزامات، فرایند تعیین، مستند سازی و مدیریت نیازها و الزامات متقاضیان برای دستیابی به اهداف پروژه است”.

از این رو، در فرآیند جمع آوری الزامات، اولین گام شناسایی نیازهای ذینفعان است. دوم، مستند سازی این نیازها و الزامات. و سپس، آنها را در طول پروژه مدیریت کرده تا اهداف پروژه را بدست آورید. این فرآیند پایه ای برای تعریف دامنه پروژه است. این فرایند به موفقیت یا شکست یک پروژه کمک می کند. همانطور که در PMI بیان شده است، تقریبا ۷۰٪ شکست پروژه مربوط به جمع آوری نیاز است. مناقشات محصول در طول پروژه نهایی یا مرحله بسته شدن پروژه مشاهده شد. کدام محصول پروژه نمی تواند نیازهای ذینفعان را برآورده کند. بنابراین، اکنون می توانید تصور کنید که این روند چه تاثیری بر موفقیت پروژه دارد.

ابزارها و تکنیک های مدیریت پروژه برای جمع آوری اطلاعات:

برای موفقیت هر پروژه، نتیجه نهایی باید با نیازها و انتظارات سرمایه گذاران مطابقت داشته باشد. ثبت تمام الزامات مدیریت پروژه شما را یک گام به موفقیت پروژه نزدیک می کند. برای جمع آوری الزامات پروژه ما تکنیک های زیر را پیشنهاد می دهیم:

پیش نیازها برای ابزار و تکنیک های مدیریت پروژه بر روی جمع آوری نیاز؛

موارد زیر را دنبال کنید، قبل از آن که تصمیم بگیرید که از کدام ابزار استفاده نمایید:

• الزامات فنی برای مدیریت پروژه چیست؟

• چگونه الزامات را برای یک پروژه جمع آوری می کنید؟

برای جمع آوری الزامات، تکنیک های زیر را می توان به کار برد :

۱ قضاوت کارشناس

۲ جمع آوری داده ها

۳ تجزیه و تحلیل داده ها

۴ تصمیم گیری

۵ نمایش داده

۶ مهارت های فردی و تیم

۷ نمودار متنی

۸ نمونه های اولیه

۹ تکنیک دلفی

حال به توضیح هرکدام از موارد بالا می پردازیم :

۱- قضاوت کارشناس:

کارشناسان افرادی هستند که بیشتر در زمینه های مرتبط با آن آگاهی دارند. دانش و تجربه آنها کمک می کند تا بیشترین الزامات خاص پروژه را جمع آوری کنید. داوری کارشناس برای تعیین الزامات تخصصی شامل موضوعات زیر استفاده می شود:

– استخراج الزامات

– تجزیه و تحلیل الزامات

– تحلیل کسب و کار

– تکنیک های نمودار سازی

– تسهیلات

– مدیریت منازعه

• الزامات پروژه در پروژه های مشابه قبلی

۲- جمع آوری اطلاعات:

جمع آوری داده ها یک روش مهم برای تسهیل و خلاقیت گروهی است. در اینجا، گروهی از افراد برای شناسایی الزامات پروژه جمع می شوند. ایده ها از طریق خلاقیت گروهی تکامل یافته و به تعیین الزامات کمک می کنند. چند ابزار وجود دارد که ما می توانیم از این روش استفاده کنیم. اما انتخاب درست بستگی به نوع نیازها یا ذینفعان از جمله پیچیدگی های دیگر دارد. در زیر فهرستی از ابزارهای این تکنیک است:

الف) پرسشنامه ها و نظرسنجی ها:

از این ابزار جمع آوری اطلاعات، هر جا نیاز به ضبط الزامات ذینفعان مختلف وجود داشته باشد، برای گروه های بزرگ استفاده می کنیم. وقتی تعداد ذینفعان زیاد باشد،پرسشنامه و نظرسنجی ها امکان جمع آوری الزامات یک گروه بزرگ از سرمایه گذاران را فراهم می کند. همچنین انعطاف پذیری را برای ذینفعان فراهم می سازد تا به آسانی آنها را تکمیل کنند. با این حال، برای تهیه پرسش های نظرسنجی چالش دیگری است، شما باید بسیار مراقب باشید. برخی از سوالات ممکن است باب میل ذینفعان نبوده و آن ها را از تکمیل کردن فرم ها منصرف سازد.

ب) مصاحبه ها:

یک ابزار برای مشخص شدن نیازهای ذینفعان، مصاحبه با آن هاست. مصاحبه ها را می توان از طریق جلسات حضوری یا تماس های تلفنی انجام داد. این یک روش خوب برای تهیه چک لیست قبل از مصاحبه است. با این روش اطمینان حاصل خواهید کرد که همه ی الزامات را در جلسه  ثبت کنید. مصاحبه ها می توانند مفصل باشند از این رو فرصتی برای درک نیازهای اعلام شده یا جدید فراهم می شود.

ج) گروه های تمرکز:

هنگامی که ما می خواهیم نیازهای مجموعه های خاص ذینفعان را جمع آوری کنیم، استفاده می شود. فرض کنید شما نیاز به جمع آوری نیازهای صاحبان اجرایی و مدیران ارشد را دارید. شما می توانید جلسات جداگانه ای با هر دو گروه داشته باشید و نیازهای فردی گروه را جمع آوری کنید.

د) طوفان ذهنی

همچنین به عنوان تفکر گروهی یا خلاقیت گروهی نامیده می شود. این روش چند ایده جدید و الزامات جدید را توسعه می دهد. افراد از حوزه ها و توابع مختلف برای یک جلسه گرد هم می آیند. آنها سعی می کنند ایده ها و الزامات خود را با تفکر خلاق به اشتراک بگذارند. این تکنیک زمانی مفید است که شما نیاز به پیش تنظیم ندارید و سعی می کنید شرایط جدیدی برای محصول جدید پیدا کنید.

ز) معیار سنجش:

در این روش، مقایسه بین شیوه های موجود و بهترین شیوه ها انجام می شود. به این ترتیب اکثر سازمان ها سعی می کنند بهترین شیوه های کلاس را بررسی کنند. و از این رو خواسته های خود را برای بهبود وضعیت فعلی خود تنظیم می کنند. همانطور که می دانیم، یک بازار پویا تر از همیشه است. پر از رقابت است بنابراین، در یک مسابقه و حفظ موقعیت بازار، سازمان ها برای ارزیابی معیارها تلاش می کنند. با تجزیه و تحلیل الزامات مورد نیاز و پروژه را بررسی می کنند.

۳- تحلیل داده ها:

تحلیلگرهای کسب و کار اغلب از این تکنیک استفاده می کنند. این تکنیک همچنین به عنوان تحلیل سند نیز شناخته می شود. همانطور که از نام آن پیداست، ما اسناد موجود را برای بررسی نیازهای پروژه تحلیل می کنیم.

۴- تصمیم گیری:

در زیر تکنیک هایی هستند که در تصمیم گیری برای جمع آوری الزامات، مورد استفاده قرار می گیرند:

الف) رای گیری از چند نفر:

معمولا به سه دسته تقسیم می شود:

– یکپارچگی: همه اعضای گروه با تصمیم نهایی موافقند. از این رو، تمامی اعضای گروه در مورد الزامات نهایی اتفاق نظر وجود خواهد داشت.

-اکثریت: در اینجا، بیش از ۵۰٪ از اعضای گروه با تصمیم نهایی موافقند.

ب) تصمیم گیری چند معیاره:

در اینجا، چندین معیار قبل از تصمیم گیری تعیین می شود. این معیارها دارای صفات مختلف هستند. برای رسیدن به نیازهای نهایی، این صفات را بررسی می کنند. سپس نسبت به امتیاز های داده شده، تصمیم گیری می کنند.

ج) تصمیم گیری مستبدانه:

همچنین به عنوان تصمیم گیری گروهی دیکتاتوری نامیده می شود. در اینجا فقط یک فرد نیازهای لازم را تعیین می کند. به عنوان مثال، مدیر ارشد سازمان شخصا الزامات پروژه را تعیین می کند.

۵- نمایش اطلاعات

در این روش از ابزارهای زیر استفاده می شود :

الف) نمودار وابستگی:

هنگامی که تعداد زیادی از الزامات ذینفعان مورد نیاز است، استفاده می شود. ما می توانیم مجموعه ای مشابه از الزامات را تحت یک سر گروه قرار دهیم. از این رو، تعدادی از الزامات را که در پروژه ما نمیگنجد را حذف میکنیم. این امر دامنه تمرکز را بیشتر می کند نسبت به وقتی که همه ی آنها را با هم در نظر بگیرید.

تهیه نمودار وابستگی

ب) نقشه ذهنی:

ب) نقشه ذهنی:

در اینجا، ما خودمان را جای ذینفعان قرار می دهیم. سعی کنید ذهن آنها را بخوانید و ایده ها را گسترش دهید. به این ترتیب، این تکنیک برای تولید تعداد زیادی ایده از طریق فرایند بازپرداخت مفید خواهد بود. تکنیکی که برای شناسایی الزامات مشتریان بالقوه یا کاربران نهایی بسیار مفید است.

۶- مهارت های فردی و گروهی

الف) تکنیک گروه جزئی:

این تکنیک به طور کلی برای تعیین اولویت بندی مورد استفاده قرار می گیرد. در اینجا همه ذینفعان در یک جلسه طوفان مغزی شرکت می کنند. ایده های بسیاری را از طریق طوفان مغزی ایجاد کرده و سپس هر ایده تولید شده را رتبه بندی می کنند. سپس این ایده ها را به ترتیب امتیازی که کسب کرده اند مرتب می کنند. بالاترین رتبه، اولویت بالاتر است.

ب) نظارت:

در اینجا یک کاربر بالقوه یا گروهی از کاربران برای شناسایی نیازها به کار گرفته می شود. سایت های تجارت الکترونیک از این روش برای شناسایی الگوهای نیازهای مشتری استفاده می کنند.

ج) طراحی مشترک و توسعه:

این تکنیک بیشتر به دینامیک گروه و هم افزایی متمرکز است. این تکنیک در ۳-۴ جلسه برگزار می شود و تمام ذینفعان مربوطه به این جلسات دعوت می شوند تا نیازهای خود را جمع آوری کنند. آنها بحث می کنند و برای اجماع نهایی نیاز به توافق دارند.

د) تجارب کاربران:

تجارب کاربر را برای شناسایی نیازهای مختلف ثبت کنید. امروزه سیستم عامل های اجتماعی فرصت های زیادی برای جمع آوری تجربه های کاربر فراهم می کنند.

۷- نمودار متنی

نمودارهای فلوچارتی یک مدل دامنه را نشان می دهند. آنها یک تجسم تصویری از تعاملات مختلف بین کاربران مختلف و سیستم را نشان می دهند.  مشتری ها و فرایندها، به نتایج سیستم ها منجر می شود.

روابط مابین ذینفعان کارگاه

در شکل بالا، چارچوب روابط ذینفعان در یک کارگاه ساختمانی بطور ساده نمایش داده شده است.یک نمودار بطور مشخص تمامی موارد را به طور ساده بیان می کند.

۸- نمونه های اولیه

یک مدل از محصول نهایی بر اساس نیاز ذینفعان ساخته می شود. سپس از سهامداران خواسته می شود که نظرات خود را در مورد این مدل ارائه دهند. بازخورد منفی برای هر موضوعی، منجر به حذف آن مورد خواهد شد. بازخورد مثبت به همان اندازه حفظ می شود.

۹- تکنیک دلفی

تکنیک دلفی در مدیریت پروژه چیست؟ تکنیک دلفی برای جمع آوری نیازهای ذینفعان استفاده می شود. از شرکت کنندگان با سطوح مختلف تاثیری که بر پروژه دارند، اطلاعات را درخواست می کنند. تمام این الزامات جمع آوری و تجزیه و تحلیل می شود. یافته های جمع آوری شده در بین افراد به اشتراک گذاشته می شود. به این ترتیب، امکان تاثیر مدیران ارشد بر روی نتایج تحلیل به شدت کاهش می یابد.

نتیجه

شما باید ابزار مناسب جمع آوری نیازها را انتخاب کنید. هدف نهایی شما این است که تمام نیازهای اعلام شده ذینفعان پروژه را بدست آورید. مشتری (ها) واقعا چه چیزی را در محصول نهایی می خواهند؟ همیشه قبل از شروع برنامه جمع آوری مورد نیاز، دو ورودی را آماده کنید. منشور پروژه تصویب شده و ثبت نام ذینفعان (در حال حاضر بخشی از اسناد پروژه به شمار می رود).

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید